Herramientas digitales que le pueden salvar la vida en su trabajo

El mundo digital no solamente ha facilitado actividades cotidianas de las personas, sino que también ofrece instrumentos clave que pueden potenciar la vida laboral.

Según un estudio de CenturyLink, empresa de telecomunicaciones que ofrece soluciones tecnológicas a clientes alrededor del mundo, el 66% de las más de 1.400 compañías analizadas en 12 países diferentes ya inició su proceso hacia la transformación digital y el 42% espera completarlo en un periodo de 3 a 5 años.

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Al respecto, Luis Carlos Guerrero, presidente de CenturyLink Colombia, expresó que la transformación digital es clave para la supervivencia de los negocios y que “las compañías deben buscar aliados expertos en tecnología de la información (TI) y en telecomunicaciones para que puedan concentrarse en crecer mientras se transforman”.

Asimismo, Camilo Mejía, country manager de Buk Colombia, empresa dedicada a la gestión de recursos humanos en la nube, afirmó que "la transformación digital llegó y llegó para quedarse y con el nuevo coronavirus se aceleró ese proceso en todas las empresas". 

"Las modalidades del trabajo en casa y teletrabajo requieren de transformaciones en términos de recursos humanos para construir confianza entre las organizaciones y sus empleados", agregó.

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Para alcanzar esa transformación digital en los negocios, estas compañías tecnológicas dan una idea de algunas herramientas digitales en diferentes ámbitos que pueden facilitar el desarrollo de las tareas y el funcionamiento general de las empresas.

Con este tipo de servicios el a la información no se limita a un solo equipo o ubicación, pues se pueden consultar y manipular los datos desde diferentes dispositivos.

En este punto, la compañía tecnológica hace énfasis en que la elección de un servicio de almacenamiento digital eficiente puede significar un aumento en la velocidad en el a los datos, lo que facilita la respuesta a las solicitudes y necesidades de los clientes.

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En este punto Mejía resalta importancia de la digitalización de la nómina a través de un software que permita liquidar la nómina en la nube, gestionar datos, hacer informes y evitar errores humanos y de cálculo.

Con esta herramienta se agilizan todos los procesos, se optimiza el tiempo y se minimizan errores.

Un sistema para el proceso de reclutamiento y selección brinda la posibilidad de conocer las habilidades e incluso la personalidad de los candidatos. 

Utilizar esta herramienta para ar con potenciales empleados permite ahorrar dinero, tiempo y optimizar la búsqueda de los mismos.

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Cuando se tiene una red que cumpla altos estándares de seguridad no solo se protege la data de las compañías, sino que también se pueden reducir los costos de operación de la empresa, ya que los ataques informáticos pueden afectar la continuidad y próspero desarrollo del negocio.

También se recomienda prestar atención a la seguridad de los datos en la nube, pues, según un estudio del Instituto Ponemon, dedicado a la investigación del uso responsable de la información y la privacidad, el 48% de los datos empresariales se guarda en la nube, pero solo el 32% de las compañías se preocupa por la seguridad de la información en este tipo de almacenamiento.

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La investigación, que fue realizada a más de tres mil empresas en ocho países diferentes, explica que poner los datos en la nube no garantiza su seguridad, y que se deben tomar medidas extra, como controlar las claves y cifrar la información.

Los negocios no pueden alcanzar su máximo potencial si no cuentan con las herramientas que permitan desarrollar cada tarea de manera adecuada.

Con la digitalización, la mayoría de estas labores requieren de una conexión a internet, por lo que adquirir un servicio que cuente con alta velocidad y ofrezca seguridad en la carga y descarga de datos es una herramienta básica en cualquier compañía.

La velocidad de la conexión dependerá del número de s y las tareas que se vayan a realizar. Así las cosas, el portal Business, el cual se especializa en asesorar negocios para su crecimiento, recomienda elegir un plan de internet según el tamaño de la empresa.

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Para pequeños negocios que necesiten realizar tareas sencillas, como revisar correos, navegar en la web o descargar archivos, se sugiere una velocidad entre 25 mbps y 75 mbps. Pero si las tareas a realizar incluyen realizar copias de seguridad frecuentes en la nube, varias videoconferencias, o se necesita una conexión sin interrupciones para operar, la velocidad necesaria puede variar entre 150 mbps hasta 1.000 mbps. Esto también teniendo en cuenta el número de personas conectadas.

Esta herramienta permite medir de forma cuantitativa y cualitativa el desempeño del personal. 

De acuerdo con Buk, este tipo de sistemas mejora los indicadores del negocio y fomenta un entorno de trabajo enfocado en la productividad.

Mejía asegura que con es importante que las compañías maximicen un ambiente laboral positivo, especialmente con las nuevas dinámicas laborales que llegaron con la pandemia, pues " con el covid los empleados se sienten estresados y esta es una manera para que estén más motivados y más felices".

Además, esta herramienta  mejora la comunicación interna y ayuda a conocer más a los colaboradores.

Con la transformación digital la mayoría de informes y documentos dejan de ser impresos, por lo que es fundamental utilizar la firma electrónica para la validación de los mismos. 

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Con la firma digital "se mejora la calidad del servicio que se presta al cliente y la protección de sus datos y por otra parte proporciona el total cumplimiento de las exigencias legales colombianas para ser reconocida como un mecanismo legítimo de autenticación digital", explicó Buk Colombia.

Este término hace referencia a la integración de diferentes herramientas, como el correo electrónico, los servicios de mensajería, fax y demás actividades que facilitan la comunicación en una empresa.

Cuando los empleados pueden acceder de manera simple a estos servicios se mejora la capacidad de compartir información e incluso colaborar en tiempo real con otros trabajadores desde diferentes dispositivos.

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CenturyLink resalta que, en las comunicaciones unificadas, los celulares se convirtieron en elementos indispensables para mejorar la productividad de las organizaciones, aumentar la eficiencia de procesos internos y facilitar la comunicación corporativa.

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