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Factura electrónica gratis: así puede hacer el registro y la habilitación en el software de la Dian

Conozca los modos de operación y cómo empezar a ser facturador electrónico.

El uso de la factura electrónica representa una reducción en costos operacionales. — La factura electrónica es obligatoria en Colombia. Foto: iStock

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Geraldine Bajonero Vásquez

PERIODISTA24.06.2024 15:53 Actualizado: 24.06.2024 16:10

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La facturación electrónica, desde el 1.° de junio del 2024, es obligatoria para todos quienes que facturen en Colombia. Según explica la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales de Colombia, este nuevo soporte es la evolución de la factura tradicional de papel a digital, la cual permite el control fiscal y la evasión de impuestos.

Por esta razón si usted entra en los que tiene este requisito como obligatorio, le explicamos el paso a paso de cómo habilitar la factura electrónica gratis con el software de la Dian.

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No obstante, es importante resaltar que un facturador puede realizar este proceso por proveedor tecnológico autorizado, un software propio y, por último, el servicio gratuito de la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales.

Las personas que se registren en la plataforma de la Dian recibieran un Token de . Foto:iStock

Con cada modo de operación se debe tener un certificado de firma digital, el cual se puede adquirir con alguna de las entidades autorizadas por la Organismo Nacional de Acreditación de Colombia (ONAC). Si opta por el servicio de facturación de la Dian, se puede solicitar sin costo. Adicionalmente, debe tener un dispositivo con a internet.

Facturación electrónica: registro

Ingrese al link: https://catalogo-vpfe-hab.dian.gov.co//
Seleccione la opción que corresponda: Empresa o persona
Llene la información que le solicitan en la página.
Luego de ello, el sistema le enviará un mensaje al correo que está registrado en el Registro Único Tributario (RUT).
El mensaje es el Token de , el cual tendrá un link que lo redirigirá a la plataforma de factura electrónica. Tenga en cuenta que no se requiere contraseña y tiene una vigencia de 60 minutos.
Al ingresar a la plataforma por el link, seleccione la opción que dice ‘Participantes’ y en el menú que despliega, de clic a ‘Facturador’.
Llena el formulario (Nit, Nombre, Razón social, Correo, Estado de aprobación, Código actividad principal y Correo para recepción de facturas).
Por último, de clic sobre la palabra 'Registro'.

(Además: ¿Cómo pasar de pagar arriendo a tener casa propia? Tenga en cuenta estos consejos para lograrlo).

Facturación electrónica: habilitación

Debe saber que cada vez que quiera ingresar a la plataforma debe pedir un token de seguridad si ya pasaron los 60 minutos del anterior.
Al estar en el portal, puede habilitar dar clic sobre el botón que dice ‘Configurar modos de operación’. Existen tres, para usar el software Dian, debe darle a la opción que dice: ‘Software gratuito’.
Según explica la Dian, “después de seleccionar algunos de los módulos, automáticamente se generan rangos de numeración de facturas que se usarán en las pruebas, las cuales son necesarias para habilitar el software”.
Las pruebas consisten en la generación de facturas, notas crédito y débito, todas electrónicas con información ficticia. Si las pruebas son exitosas, el estado cambia de registrado a habilitado.

En el sistema de Factura Electrónica con Validación Previa, encuentras el ingreso a "Facturando Electrónicamente" y en la opción "Documento" — La factura electrónica es en una plataforma. Foto:Dian

¿Quiénes deben facturar electrónicamente?

Según el Artículo 7 de la Resolución 000165 de 2023, deben facturar electrónicamente las siguientes personas:

Personas Jurídicas.
Los responsables del Impuesto sobre las Ventas (IVA).
Los responsables el Impuesto Nacional al Consumo (INC).
Personas Naturales que superen los ingresos brutos de 3500 Unidades de Valor Tributario (UVT), o estén dentro de los requisitos del artículo 437 del Estatuto Tributario.
Los contribuyentes inscritos en el impuesto unificado bajo el Régimen Simple de Tributación (SIMPLE).
Comerciantes, importadores, tipógrafos y litógrafos (Decreto 358 de 2020 Artículo 1.6.1.4.2)
Personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos istrados por la Dian.

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Excepciones, según el Artículo 8 de la Resolución 000165 de 2023

Los bancos, las corporaciones financieras y las compañías de financiamiento.
Las empresas constituidas como personas jurídicas o naturales que presten el servicio de transporte público, urbano o metropolitano de pasajeros, en relación con estas actividades.
Personas naturales no responsables de IVA o Impuesto al consumo.
Las cooperativas de ahorro y crédito, los organismos cooperativos de grado superior, las instituciones auxiliares del cooperativismo, las cooperativas multiactivas e integrales, y los fondos de empleados, en relación con las operaciones financieras que realicen tales entidades.
Asalariados y pensionados.
Prestadores de servicios desde el exterior.
Personas naturales que únicamente vendan bienes excluidos o presten servicios no gravados con el IVA, con ingresos inferiores a 3.500 UVT.
Juntas de Acción Comunal (JAC), siempre y cuando no requieran solicitar devolución y/o compensación de saldos a favor en el Impuesto sobre las Ventas (IVA).

GERALDINE BAJONERO VÁSQUEZ

Periodista Últimas Noticias EL TIEMPO