Las 13 irregularidades que encontró la Contraloría en el Invima: se pagaron millones en contratos de software que no se usan

En una auditoría de 178 páginas, la Contraloría General de la República describió los hallazgos o irregularidades que encontró al analizar el uso y disposición de los recursos públicos durante las vigencias 2022 y 2023 en el Instituto Nacional de Vigilancia de Medicamentos y Alimentos (Invima).

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El documento habla de 13 hallazgos istrativos, de los cuales 11 tienen presunta incidencia disciplinaria, uno tendría alcance fiscal en cuantía de 209’019.816 pesos y por tres de los hallazgos se solicitó abrir indagaciones preliminares para verificar si hubo un detrimento patrimonial por más de 2.000 millones de pesos.

Entre los hallazgos se destacan algunos por el pago de contratos para el diseño de softwares para la nueva plataforma de trámites y servicios y para la sistematización e interoperabilidad de las actividades de inspección, vigilancia y control. Ambos contratos concluyeron en 2023 y a la fecha los programas diseñados siguen sin entrar en operación.

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Además, el órgano de control llamó la atención sobre el hecho de que por registros sanitarios en 2022 y 2023 a unos s se les cobró menos de lo regulado en los manuales tarifarios, pero también se encontraron registros por los cuales el instituto cobró más de lo reglado.

En primer lugar, la Contraloría estableció como hallazgo istrativo y disciplinario el hecho de que en 2022 el Invima tuvo que cancelar intereses por mora por no pagar oportunamente sentencias judiciales.

Para el órgano de control, hubo una deficiencia en la gestión de traslado de recursos que permitieran el cumplimiento de los pagos de las sentencias.

El segundo hallazgo, con incidencia istrativa, disciplinaria y con solicitud de apertura de una indagación previa por cuantía de 2.646’440.892 pesos tiene que ver con el contrato 710 del 13 de noviembre de 2020, por el cual se pagó un valor de 10.043’628.892,45 pesos. Ese contrato era para implementar la nueva plataforma de trámites y servicios para ejecutar en línea las actividades de registros sanitarios y trámites asociados, así como auditorías y certificaciones.

Aunque ese contrato concluyó en 2023, a la fecha no ha entrado en uso el software contratado.

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La Contraloría recordó que el 6 de febrero de 2022 hubo un incidente de seguridad de la información que comprometió la disponibilidad de los sistemas de información, bases de datos, plataformas y herramientas tecnológicas del Invima. Este hecho generó la necesidad de adicionar (por 2.179.440.892,45 pesos) y prorrogar (hasta el 14 de diciembre de 2022) el contrato bajo la figura jurídica de la urgencia manifiesta. Pero tras otro ataque cibernético, en octubre de 2022, en enero del año siguiente el contrato volvió a prorrogarse y se le adicionaron 467’000.000 de pesos.

El contrato finalizó su ejecución el 30 de mayo de 2023 y en diciembre de ese año finalizó el periodo de soporte, mantenimiento y garantía, pero a la fecha de la auditoría, el software contratado no ha entrado en uso.

“El no poner en marcha la solución tecnológica contratada puede generar un riesgo para atender al ciudadano y a la industria interesada, la falta de canales virtuales efectivos, soportados en las nuevas tecnologías para la atención integral de las necesidades y solicitudes por parte del instituto. Así como el incumplimiento de los lineamientos y la normatividad vigente dispuesta por el Gobierno referente a la transformación digital en la entidades públicas”, dice la Contraloría, que también advierte de un riesgo de aprovechamiento insuficiente de los recursos tecnológicos del Invima.

Un tercer hallazgo istrativo, disciplinario y por el cual se pidió abrir una indagación por cuantía de 886’985.839 de pesos es por algo similar, ya que tiene que ver con otro contrato de software que se firmó, se prorrogó y se recibió a satisfacción en 2023, pero que todavía no está en uso.

Se trata del contrato 760 de 2020, cuyo objeto fue desarrollar un software que permita la sistematización, automatización, gestión de visitas, integración, interoperabilidad, realización y seguimiento de las actividades del macroproceso de inspección, vigilancia y control, a cargo de las direcciones misionales del Invima.

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Ese contrato tuvo un valor total, con adiciones, de 6.464’175.839 pesos y también fue prorrogado por los ataques cibernéticos de 2022. Aunque la ejecución terminó en mayo de 2023, el software no ha entrado en uso.

Para la Contraloría, el no uso del sistema plantea el riesgo de retraso en el proceso de transformación digital de la entidad, así como de que no se logre la digitalización y automatización del 100 por ciento de los procesos en el corto plazo.

“Esta situación deja en evidencia la deficiencia en la planeación, que no ha permitido de manera oportuna, eficaz y eficiente la salida en vivo del software contratado”, dice la auditoría.

El cuarto hallazgo es por la demora en liquidar contratos, ya que para el momento de la auditoría el Invima dijo que tenía varios contratos suscritos en 2022 y 2023 finalizados, pero cuando la Contraloría revisó los procesos, en mayo de 2024, encontró que había contratos que el instituto reportó como finalizados que en realidad no se encontraban liquidados, superando los cuatro meses establecidos en las normas para estos casos.

En quinto lugar la auditoría llama la atención por los menores valores pagados por registros sanitarios. En este caso al cruzar, analizar y validar las bases de datos de ingresos por venta de servicios en 2022 y 2023 se vio que hubo s que pagaron menos de lo establecido en los manuales tarifarios.

Según la Contraloría, en total en los dos años por 1.161 registros hay una diferencia de 188.968.181 pesos en los valores que se debieron pagar, lo que significa que el Invima dejó de percibir esos ingresos. Para la Contraloría, esto sucedió por “deficiencias de control, seguimiento y verificación de los registros que asocian estos recaudos”.

Por este caso se pidió abrir una indagación previa frente al eventual detrimento patrimonial de esos más de 188 millones de pesos, y se envió el expediente también a la Procuraduría para que analice eventuales faltas disciplinarias.

Así como hubo personas que pagaron menos de lo debido al Invima por los registros sanitarios expedidos, también hubo quienes pagaron más. Ese es el sexto hallazgo que refiere la auditoría, que encontró que por 1.285 registros sanitarios expedidos entre 2022 y 2023 se pagaron de más 204’572.661 pesos.

“La anterior situación impacta en el debido cumplimiento de los procedimientos establecidos por la entidad y a su vez a la normatividad vigente con el riesgo de vulnerar a un derecho del consumidor por especulación en la venta de bienes o la prestación de servicios a precios superiores a los fijados”, dijo la Contraloría.

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El séptimo hallazgo, con connotación istrativa, es por debilidades en el procesamiento y control de la información producida por el Invima, ya que la Contraloría tuvo que pedir varias veces los mismos datos y hasta solicitar mesas de trabajo para que el Invima suministrara la información requerida.

Otro hallazgo istrativo y disciplinario es por la gestión de cobro coactivo, ya que de una muestra de 110 procesos de multas interpuestas por incumplir la normatividad sanitaria, por un valor de 18.743’443.590 pesos, el Invima solo realizó una gestión de cobro coactivo y la cartera por la suma de 1.015’614.600 pesos.

Atado al anterior, el hallazgo 9 se clasificó como una irregularidad istrativa, fiscal y disciplinaria por la prescripción de procesos de cobro coactivo. En este punto, la Contraloría citó que de la muestra de 110 procesos de multas, en dos de ellos el Invima dejó vencer la deuda y ya no podía cobrarla, lo que impacta el recaudo de ingreso del Invima.

“Se observó que de las 110 sanciones seleccionadas como muestra para las vigencias 2022 y 2023, se identificaron dos procesos donde la entidad ha perdido la competencia para ejercer la acción de cobro de las obligaciones contenidas en las resoluciones de sanción (artículos 817 y 818 del Estatuto Tributario)”, se lee.

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El órgano de control también sostuvo que “se han identificado debilidades en los controles necesarios para detectar alertas sobre el vencimiento de los procesos y las actuaciones procesales en cada expediente, lo que afecta la efectividad del cobro y la gestión de las obligaciones fiscales”.

El décimo hallazgo de la auditoría tiene que ver con la “baja gestión de acciones” para el recaudo por concepto de multas. Según la auditoría, en 2022 de las 110 sanciones ejecutoriadas y seleccionadas como muestra, solo se registraron dos pagos por parte de los sancionados para un total de 51’958.732 pesos; y para el año 2023, se contabilizaron cuatro pagos realizados para un total recaudado de 172’525.819 pesos durante esta vigencia.

Un onceavo hallazgo istrativo y disciplinario es por la falta de soportes sobre algunos recaudos, ya que para la Contraloría hay “deficiencia en los mecanismos de seguimiento y monitoreo, y control sobre las actividades y procesos entre las dependencias para tener información precisa de los pagos realizados correspondientes a las sanciones impuestas. Situación que genera un inadecuado registro de los pagos recibidos por concepto de multas”.

En penúltimo lugar, se cuestionó la efectividad de las acciones correctivas tomadas por el Invima tras auditorías anteriores, ya que el órgano de control evidenció que varias acciones correctivas seguían abiertas pero no habían “subsanado los hallazgos encontrados en auditorías de vigencias anteriores”.

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Finalmente, la Contraloría encontró deficiencias porque no se están cumpliendo con oportunidad las fechas de cierre pactadas para las acciones de mejora frente a irregularidades encontradas en auditorías anteriores.

MARÍA ISABEL ORTIZ FONNEGRA

Redacción Justicia